Pernahkan anda bertanya kenapa Microsoft membuat menu Styles
di Microsoft Office Word 2010? Apakah Styles hanya berhubungan dengan tampilan
atau mempengaruhi hal lain dalam dokumen anda? Saya akan memcoba membahas lebih
dalam mengenai Styles dan struktur dokumen di Word 2010 dalam artikel ini.
Menu di atas mungkin sudah tidak asing lagi bagi anda yang
terbiasa menggunakan Word 2010 (atau 2007). Menu Styles di Word berfungsin untuk
mengatur tampilan teks dengan cepat. Cukup pilih (atau blok untuk lebih
spesifik) teks yang kita ingin ubah style-nya, lalu klik style yang kita
inginkan, maka dalam waktu sekejap format tulisan berubah seperti style yang
kita pilih (bahkan sebelum kita klik kita sudah dapat melihat preview-nya).
Mengatur Styles
Kadangkala style yang disediakan di Word 2010 tidak sesuai
dengan yang kita inginkan. Bisakah kita mengubahnya supaya sesuai dengan
keinginan kita? Tentu bisa, saya akan tunjukan caranya.
Word 2010 sudah menyediakan beberapa Styles built-in yang
dapat kita ubah dari menu Change Styles di bagian kanan Home Ribbon. Kita dapat
mengganti Style Set, warna, huruf, dan jarak paragraph dari menu tersebut.
Silahkan bereksperimen sesuka anda untuk mendapatkan hasil terbaik.
Beberapa perusahaan atau institusi memiliki format yang sudah
baku dan harus diikuti. Tapi Styles default yang disediakan di Word 2010 sama
sekali berbeda dengan format baku tersebut. Apa yang harus kita lakukan? Kita
sebenarnya dapat mengubah Styles sesuai dengan keinginan kita, bahkan
menjadikanya sebagai template untuk Styles di Word 2010 untuk digunakan sendiri
atau di-share ke orang lain. Lalu bagaimana caranya?
Saya akan mulai dengan cara mengganti format Title, Heading
1, Heading 2, Heading 3, Paragraph, dan seterusnya. Cara paling mudah adalah
dengan cara membuat dokumen sesuai dengan format yang kita inginkan tanpa
menggunakan Styles terlebih dahulu. Lihat gambar di bawah sebagai contoh.
Setelah dokumen terbentuk dengan tampilan yang kita inginkan,
tinggal kita salin format yang kita buat sebagai Styles. Pertama-tama klik icon
kecil di pojok kanan bawah menu Styles untuk membuka kotak pengaturan
Styles.
Setelah menu terbuka, pilih atau blok format teks yang akan
kita salin menjadi Style, lalu klik panah kecil di sebalah kanan Style (hanya
muncul jika mouse kita melewati Style). Setelah itu klik Update Title to
Match Selection untuk menyalin format menjadi Style. Lakukan hal yang sama
untuk format lainya.
Jika Style belum ada, misalnya paragraph, lakukan langkah
berikut untuk menambahkan format menjadi Style baru. Pertama-tama pilih atau
blok format yang ingin kita salin menjadi Style, lalu klik icon New Style, beri
nama Style sesuai dengan keinginan, lalu klik OK untuk menutuk dialog box.
Lakukan hal yang sama untuk semua format yang ingin kita jadikan Styles.
Sekarang kotak dialog Styles dapat tutup dengan menklik icon
Close di pojok kanan kotak dialog Styles. Sekarang lihat kembali Home Ribbon
anda. Styles yang anda salin dan buat baru seharusnya sudah ada di sana dan siap
digunakan untuk mengatur format dokumen anda.
Export Styles Sebagai Template
Agar bisa digunakan ulang, maka Styles yang sudah kita atur
tadi bisa kita export sebagai template dengan cara klik menu Change
Style, lalu klik Style Set dan klik Save as Quick Style
Set.
Sekarang buka kembali menu Change Styles, dan pastikan ada
Style baru sesuai nama yang anda masukan di kotak dialog Save As
tadi.
Struktur Dokumen
Saya sangat merekomendasikan anda menggunakan Styles untuk
mengatur format dokumen. Selain lebih cepat dalam aplikasinya, struktur dokumen
anda akan terbentuk dengan sendirinya. Struktur dokumen dapat digunakan untuk
navigasi dokumen melalui Navigation Pane yang ada di sebelah kiri dokumen
anda.
Selain untuk navigasi, salah satu implementasi dari struktur
dokumen adalah untuk membangun Table of Content (TOC) atau Daftar Isi secara
otomatis. Pembahasan mengenai pembuatan TOC secara otomatis akan saya bahas di
artikel lain.